ARTIKEL 1: INLEIDING
Dit privacybeleid heeft tot doel werknemers te informeren:
- Over hoe hun persoonsgegevens worden verzameld. Persoonsgegevens worden beschouwd als alle informatie die een werknemer kan identificeren
- Over de rechten die zij hebben met betrekking tot deze gegevens
- Over de persoon die verantwoordelijk is voor de verwerking van de verzamelde en verwerkte persoonsgegevens
- Over de ontvangers van deze persoonsgegevens
ARTIKEL 2: BEGINSELEN BETREFFENDE HET VERZAMELEN EN VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS
Overeenkomstig artikel 5 van de Europese Verordening 2016/679 moeten persoonsgegevens:
- Rechtmatig, eerlijk en transparant worden verwerkt ten aanzien van de betrokken persoon
- Verzameld worden voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden (zie artikel 3.1) en niet verder worden verwerkt op een manier die onverenigbaar is met die doeleinden
- Passend, relevant en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt
- Nauwkeurig zijn en, indien nodig, up-to-date gehouden worden. Alle redelijke stappen moeten worden ondernomen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens die onnauwkeurig zijn, gelet op de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, worden gewist of gecorrigeerd
- Worden opgeslagen in een vorm die de identificatie van betrokkenen mogelijk maakt gedurende niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt
- Op een manier worden verwerkt die een passende beveiliging van de verzamelde gegevens waarborgt, met inbegrip van bescherming tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging, met behulp van passende technische of organisatorische maatregelen
Verwerking is alleen rechtmatig indien, en voor zover, aan ten minste één van de volgende voorwaarden is voldaan:
- De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, tenzij deze belangen worden geschaad door de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene die de bescherming van persoonsgegevens vereisen
- De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de verwerkingsverantwoordelijke is onderworpen
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene partij is, of voor precontractuele maatregelen op verzoek van de betrokkene
- De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden
- De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of een andere natuurlijke persoon te beschermen
- De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een taak van algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is verleend
ARTIKEL 3: VERZAMELDE EN VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS
Artikel 3.1: Verzamelde gegevens
De in het kader van onze activiteiten verzamelde persoonsgegevens zijn als volgt:
BEHEER: (10 jaar)
- Commissieverslagen: CODIR, CODEV, COREC, CORH, COQRSE, CORGPD, CORPS, CEC, enz. en Beoordelingen
- Organogrammen
COMMUNICATIE (5 jaar na het einde van de contracten)
- Mailinglijst
- Foto’s, video’s
PROJECTUITVOERING (5 jaar na het einde van de contracten)
- Activiteitenrapporten
- Missieopdrachten, contractaanvullingen
- Klantgegevens: contactgegevens
- Klant- en consultanttevredenheid
- Preventieplannen
- Projectbewaking
- Competentieradar
HUMAN RESOURCES: (5 jaar na het einde van de contracten)
- Kandidaatinterviewverslagen
- Vaardighedendossier
- Curriculum Vitae
- Wervingsproeven
- Administratief informatieblad
- Aanwervings- en vertrekchecklists
- Arbeidscontract, stage- of leercontract
- Identiteitsdocumenten: CNI, paspoort, rijbewijs
- Aanstellingsdocumenten: cerfa, vertrouwelijkheidsverklaring, afstand van aansprakelijkheid, verzekering, huurovereenkomst, sociale zekerheidsverklaring, kentekenbewijs, vervoersbewijzen, DPAE, bankrekeningnummer, enz.
- Gezondheidsgerelateerde documenten: mutualiteit, verzekering, werkonderbrekingen, ongeval, IPP-certificaat, enz.
- Uitstapdocumenten: werkverklaring, eindafrekening
- Verplicht interviewverslagen (jaarlijks, werklast, professioneel)
- Salarisstroken
- HR-brieven, certificaten, oproepen, autorisaties
- Opleidingsplan en follow-up
- HR-opvolgtabellen: evenementendeelname, people review, medische bezoeken, integratie, enz.
- Webformulieren
IT AFDELING: (5 jaar na het einde van de contracten)
- Gebruikersbestanden, materiaaloverdrachtbladen, uitleenformulieren
- Back-upgegevens, herstel, logging
- Vertrekchecklists
- Beelden van videobewaking
- Cookies
QRSE: (5 jaar na het einde van de contracten)
- Trainingsbeoordeling: QRSE Welkom, technische trainingen
- Vergunningen en werkvergunningen
- Ongeval: verklaring, onderzoek
- PSR: opvolging van meldingen en acties, interview- en onderzoeksrapporten
- Bezoekersregisters
- Documenten met betrekking tot werknemers in ioniserende omgevingen: dosimetriebewaking, blootstellingsblad, blootstellingscertificaat, enz.
- Risicoanalyses
- COVID-gevalopvolging
FINANCIEEL: (10 jaar)
- Voorschot- en salarisopvolging
- Facturen, offertes, contracten
- Projectbewaking
Doeleinden van de verwerking
Het verzamelen en verwerken van deze gegevens dient de volgende doeleinden:
- Bedrijfsbeheer
- Projectuitvoering
- Human Resource Management: werving, personeelsadministratie, loopbaanbeheer
- IT-beheer
- QRSE-beheer: kwaliteit, werknemersveiligheid, milieu, informatiebeveiliging, maatschappelijke en milieuaansprakelijkheid, inclusief diversiteit en inclusie, solidariteit, ethiek, levenskwaliteit bij Abylsen
- Financieel beheer: boekhouding, beheercontrole, verkoopadministratie
- Commerciële activiteiten
Artikel 3.2: Gegevensverzamelingsmethode
DIRECTE WEG
Gegevens worden door de verantwoordelijke onder redelijke veiligheidsomstandigheden bewaard gedurende de bovengenoemde perioden. Het bedrijf kan bepaalde persoonsgegevens langer bewaren dan de genoemde termijnen om te voldoen aan zijn wettelijke of reglementaire verplichtingen.
ARTIKEL 4: GEGEVENSVERANTWOORDELIJKE EN GEGEVENSBESCHERMINGSFUNCTIONARIS
Artikel 4.1: De gegevensverantwoordelijke
Persoonsgegevens worden verzameld door NEWCO ABYLSEN, een vereenvoudigde naamloze vennootschap met een kapitaal van €40.206.593, geregistreerd onder nummer 810001883.
De gegevensverantwoordelijke kan als volgt worden gecontacteerd:
- Per post op het adres: 91 Avenue des Champs Elysées – 75008 Parijs
- Telefonisch op 06 37 20 50 41
- Per e-mail: dataprotection@abylsen.com
Artikel 4.2: De functionaris voor gegevensbescherming
De gegevensbeschermingsfunctionaris van het bedrijf of de verantwoordelijke is:
- Michelle BRUNO
- Directeur van QRSE en DPO van de Abylsen-groep
- 91 Avenue des Champs Elysées
- 75008 Parijs
- 06 37 20 50 41
- dataprotection@abylsen.com
ARTIKEL 5: RECHTEN VAN WERKNEMERS MET BETREKKING TOT GEGEVENSVERZAMELING EN -VERWERKING
Alle werknemers die worden getroffen door de verwerking van hun persoonsgegevens kunnen de volgende rechten uitoefenen, in overeenstemming met Europese Verordening 2016/679 en de Franse Wet op de Gegevensbescherming (Wet 78-17 van 6 januari 1978):
- Recht op toegang, rectificatie en verwijdering van gegevens (respectievelijk artikelen 15, 16 en 17 van de AVG)
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 van de AVG)
- Recht op beperking (artikel 18 van de AVG) en bezwaar tegen gegevensverwerking (artikel 21 van de AVG)
- Recht om niet te worden onderworpen aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking
- Recht om het lot van de gegevens na de dood te bepalen
- Recht om de bevoegde toezichthoudende autoriteit te raadplegen (artikel 77 van de AVG)
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u uw correspondentie sturen naar NEWCO Abylsen, 91 Avenue des Champs Elysées 75008 Parijs of per e-mail naar dataprotection@abylsen.com.
Om de gegevensverantwoordelijke in staat te stellen het verzoek te honoreren, kan de werknemer worden gevraagd om bepaalde informatie te verstrekken, zoals hun voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer.
Bezoek cnil.fr voor meer informatie over uw rechten.
ARTIKEL 6: VOORWAARDEN VOOR HET WIJZIGEN VAN HET PRIVACYBELEID
NEWCO Abylsen behoudt zich het recht voor om dit Beleid op elk moment te wijzigen om ervoor te zorgen dat het in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving.
Werknemers worden aangemoedigd om dit Beleid te raadplegen wanneer dat nodig is.
Dit beleid is voor het laatst bijgewerkt op 3 juni 2024.
